¿Qué es GTD? ¿Qué nos puede llevar a usar GTD? ¿Por qué usar GTD?
Vamos a tratar de dar respuesta a estas preguntas, y a otras, de forma breve para intentar quitar el miedo y que os lancéis a estudiar esta metodología.
Primero de todo, ¿cuántas veces os habéis visto sobrepasados por el trabajo, las obligaciones familiares, etc?
Con GTD se pretende lograr un sistema organizativo que nos ayude a llevar todo esto mucho mejor. Para mí, GTD, no es solo una forma de organizarme mejor, es una filosofía de vida que me permite liberar la mente y tenerla enfocada únicamente en aquello que estoy haciendo en cada momento.
¿Que es GTD?
GTD es una metodología de productividad creada por David Allen que escribió el libro Getting Things Done.
¿Qué nos puede llevar a usar GTD?
Acabar con el caos de nuestras vidas. Darnos cuenta que nuestra memoria es insuficiente y que no lo podemos fiar todo a decir «no te preocupes que me acuerdo», porque no te engañes «eso no pasa». Puedes acordarte de muchas cosas pero eso hará que esas cosas te estén ocupando espacio y distrayendo porque sabes que tienes algo ahí de lo que no te puedes olvidar y eso, no te engañes, no es seguro. Además, tener muchas cosas en mente de diversa índole puede provocar estrés muy fácilmente.
¿Por qué usar GTD?
Si utilizamos bien GTD (y es algo que nos puede llevar años) es muy posible que seamos más eficientes, que no se nos escapen tantas cosas, que estemos más tranquilos y centrados. Al final conseguiremos que toda nuestra vida tenga un cierto orden y tendremos una sensación de control positiva.
Y, por favor, no penséis que esto consiste en que nos salten alertas al móvil cada tres por cuatro.
¿Cómo usar GTD?
Acciones del GTD
Recopilar
Esto lo hacemos en nuestro inbox (yo uso Omnifocus pero lo podríais hacer con otra aplicación, incluso con papel y lápiz).
Aquí mucha gente os va a decir que tenéis que tener super mega claro las bandejas de entrada que pueden ser desde el correo profesional, al personal, a tareas que os encomienden, etc.
Yo personalmente de inicio no perdería tiempo con eso. Simplemente apuntar las cosas que hay que hacer.
La recopilación es algo que debe ser muy ágil y rápido. Yo tiendo a utilizar Omnifocus porque con un touch ya me pongo a escribir. Otra de las cosas que me han ido bien para capturar es el Apple Watch a través de Omnifocus. Me llega algún pensamiento y le hablo al reloj que envía lo que sea al InBox del programa.
Al recopilar nos olvidamos de estar pensado en cosas, todo se mete en la bandeja de entrada.
A ver, si es algo importante y se ha de hacer hoy sí o sí pues tenedlo en cuenta. Por esto es importante que el procesado sea a una hora que os venga bien.
Os quiero dejar un enlace de algo que hice hace tiempo y durante una época me fue de utilidad. Yo empecé con Omnifocus para MacOS. No quería realizar un desembolso mayor (que realicé posteriormente) y no compré la versión iOS. En gran parte esto lo hice porque al estar tanto tiempo delante del Mac pensé que sería suficiente. El caso que me encontré muchas veces por la calle con inputs que me venían a la mente y los tenía que meter en el inbox pero como no tenía la versión iOS lo apuntaba en algún sitio y cuando me ponía delante del Mac lo copiaba. Esto no es eficiente así que busqué una forma de hacerlo más eficiente y aprendí a enviar cosas a mi bandeja de entrada de Omnifocus simplemente enviando un email.
Adjunto link
Yo recomiendo hacer algo así si no queréis desembolsar lo que cuestan las apps de iOS más la de MacOS.
Procesar
El procesado es una de las cosas más complicadas y que, al principio, más tiempo nos va a llevar.
En esta fase tenemos que procesar todas aquellas cosas que hayamos puesto en el inbox. Mi consejo es que proceses a final del día si podéis o a primera hora de la mañana. El inbox siempre tiene que quedar vacío después del procesado por eso creo que a primera hora de la mañana con un cafetito es buen momento.
La parte del procesado podría llevar un artículo entero. Aquí nos vamos a encontrar preguntas como: ¿Cuántas acciones necesito para hacer esto? ¿Esto es una acción o es un proyecto? ¿Esto es lo suficientemente corto para hacerlo sin necesidad de procesarlo? ¿Esto va a ser una tarea repetitiva?
Todo esto lo aprenderéis a gestionar mejor con el tiempo.
Desde mi punto de vista en este momento lo principal es que sepas a qué proyecto pertenece y qué contexto asociarle. Para mi, todo debe tener un proyecto asociado y un contexto. Sin esto una tarea no puede estar procesada (ahora a los contextos les llaman etiquetas…. obviaremos esto por el bien de la humanidad). Un tarea procesada solo puede tener un proyecto y un contexto, no le pongamos más.
También tenemos que decidir cuándo haremos nuestras acciones.
Es muy importante que al final del día o cuando hagáis el procesado el InBox quede vacío cada día.
Aquí entra la regla de los dos minutos (Que es bastante conocida) nos dice que si una acción lleva menos de 2 minutos hacerla es mejor hacerla que no procesarla ya que vamos a tardar menos en hacerla que en procesarla. Ahora bien, qué sucede si tenemos más de 20 acciones que realizamos en menos de dos minutos. Eso nos llevaría a dentro de la fase de procesado este casi una hora realizando estás acciones. En este contexto yo agruparía las acciones y procesarla para indicar cuándo voy a hacerlas.
También tenemos que tener en cuenta que habrá acciones que no requieran fecha porque no son importantes, porque no pasa nada si no las hacemos, porque son cosas que se nos han ocurrido para hacer a futuro, etc. Un ejemplo puede ser un libro que te hayan recomendado y que te quieras leer y no quieras que se te olvide pero te da igual cuando lo leas.
Evidentemente en el inbox también podemos tener cosas que eliminemos, tipo algo que tenías que hacer pero ya lo ha hecho alguien por ti o algo que por lo que sea una vez leído dices «esto es una chorrada».
Revisar
La revisión es una de las claves del GTD, ya que permite recordar aquellas cosas que tenemos fuera de nuestra cabeza, pero que están ahí.
La revisión nos permite ver que nuestro sistema es confiable.
Por lo general los programas que implementan GTD de forma automática cada semana o dos semanas (en función a lo que le marquemos) nos indica lo que tenemos que revisar.
Esto nos permite ver y darnos cuenta de esos proyecto que estamos revisando durante un año y al final nos damos cuenta que es algo que no queremos hacer porque si así fuese no estaríamos siempre aplazándolo y viéndolo en la revisión.
Aparte de la revisión semanal tenemos una mini revisión diaria para ver un poco cómo organizar las cosas que tenemos asignadas para ese día en concreto.
A mi en la revisión me aparecen hasta cosas que me quiero comprar (tipo cómics) para que no me ocupen lugar en la cabeza.
Hay cosas que no tiene fecha como pueden ser compras, películas a ver, libros a leer, etc y en la revisión vas siendo consciente de que son cosas que querías hacer, comprar, leer y permites que no estén siempre en tu cabeza y solo te ocupen espacio el día de la revisión.
Realizar
Ahora ya solo nos queda trabajar en todo lo que tenemos que hacer. GTD nos va a servir para saber las cosas que tenemos que hacer en función de su importancia, el tiempo que tengas, dónde estás, etc.
Elementos del GTD
Acciones
Las acciones son tareas a realizar. En este punto me gustaría comentar que en casi todas las herramientas hay una opción de poner «destacadas» y esto para mi, bueno de manera puntual ok, no mucho ya que al final acabamos teniéndolo todo destacado y eso nos va a causar más estrés aún.
Las acciones son una actividad única, es decir no tienes que hacer varias cosas.
Proyectos (cualquier cosa de más de una acción es un proyecto)
Un proyecto puede ser desde remodelar la casa a sacar el perro a pasear. Con esto quiero decir que un proyecto puede ser algo muy grande o muy pequeño. Todo proyecto tiene en común que cómo mínimo tiene dos tareas. Si solo tiene una tareas no es un proyecto, es una acción.
Cómo esto puede ser grande recomiendo que las cosas se almacenen en carpetas y así por ejemplo tener separados proyectos familiares, proyectos personales, proyectos profesionales etc.
Al final esta separación en carpetas nos dará una visión más global de todo. Os pongo un ejemplo de mi primer nivel organizativo (Dentro de cada carpeta hay muchas más carpetas)
La carpeta recurrente la cree un año después de estar utilizando GTD, es decir, el GTD no es algo que se aprenda en dos días y poco a poco se va ajustando a tu día día. La carpeta recurrente surgió porque había muchas cosas que tenía que hacer de forma recurrente, que no eran importantes ni urgentes pero sí quería dejar constancia para saber el tiempo que le tenía que haber dedicado a estas tareas cada semana.
Voy a poneros un ejemplo claro (por lo menos para mí) de lo que puede ser un proyecto.
Imaginad que queréis aprender un lenguaje de programación. Esto tiene varias tareas. Dentro de este proyecto tendríamos diferentes tareas (todas secuenciales en este caso, los proyectos pueden tener tareas secuenciales o paralelas):
- Buscar en internet libros o tutoriales para aprender el lenguaje. (Pongamos q finalmente me decanto por un libro)
- Comprar el libro
- Repaso genérico del contenido del libro.
- Hacer el capítulo 1.
- Hacer el capítulo 2.
- etc
Si el proyecto no lo separamos en tareas relativamente cortas va a ser algo que se nos puede hacer cuesta arriba porque vemos que no se van finalizando acciones y vemos siempre el proyecto sin acabar.
Al separarlo en diferentes acciones veremos cómo poco a poco vamos avanzando en el proyecto y finalizándolo.
Contextos
Un contexto puede ser un lugar, una herramienta, una persona, etc. Un contexto es algo que necesitas para realizar la acción que estás procesando. Imagina que tienes como acción «ir a ver Avengers al cine», el proyecto podría ser «Cine» o «Pelis» a ver en cine o podría estar en la carpeta ocio, etc. Pero el contexto será «Cine», sin el contexto Cine no puedes realizar esa acción. Aunque también podría ser ir al cine con Scarlett, y podrías pensar que el contexto es Scarlett, pues también considero que está bien. Esto ya lo tienes que decidir tú y poco a poco irás afinando en tu elección de contexto.
Gracias al contexto podemos hacer acciones en función a dónde estemos. Por ejemplo, imagina que estás en el metro esperando a alguien, abres el contexto «metro» y ves qué cosas puedes avanzar en ese momento.
A la hora de llevar a cabo el GTD es importante que sus acciones se conviertan en hábitos para nosotros. Hay que conseguir que estas cosas se conviertan en algo natural en nosotros como desayunar, mirar el correo, etc.
Tenemos que tener mucho cuidado con la procastinación. Por eso es importante, sobre todo en proyectos que sean largos y costosos, dividirlos en pequeñas acciones. Sobretodo si veis que es un proyecto que vais aplazando una y otra vez porque lo veis como un muro infranqueable. Escalón a escalón llegareis a ver cómo avanzáis, si os planteáis saltar el muro de una vez probablemente lo veréis como un imposible.
Para empezar, si os apetece, os recomiendo que le echéis un ojo al libro «productividad personal» de Jose Manuel Bolivar.
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